(mise à jour 2008-02-28)
Introduction
Afin d'encourager nos membres à s'impliquer dans la réalisation de la mission de la FAAQ, on propose de défrayer
les coûts de déplacements pour aller faire des présentations ou ateliers dans les écoles ou autres lieux pour activités de jeunes.
Clientèle visée
Les écoles primaires et secondaires, ainsi que divers groupes de jeunes comme les scouts, camps de vacances, etc …
Qui peut se prévaloir de ce programme
Tous les membres de clubs inscrits à la FAAQ peuvent se prévaloir de ce programme, sujet aux
conditions décrites ci-après. Nous visons la flexibilité, mais avec certaines règles afin d'éviter les
excès. Pour les membres individuels, on se limite seulement à ceux demeurant dans une région
dépourvue de club. Ils doivent faire une demande au secrétaire de la FAAQ. Les membres
institutionnels ne sont pas admissibles à ce programme.
Frais admissibles
Seuls les frais de déplacement sont admissibles, au tarif de 30 cents par kilomètre quel que soit le mode de transport
utilisé (voiture personnelle, transport public, taxi, …)
Maximums alloués par club
- annuellement, 100$ multiplié par le nombre de délégués d'un club.
- maximum de 100km aller-retour par sortie. La distance parcourue pourrait être plus grande, mais la FAAQ ne
rembourse que 100km.
Autres conditions
Le volontaire ne doit pas réclamer les frais de transport à la FAAQ s'il profite déjà d'une autre source de
financement pour ses déplacements, par exemple l'école visitée a des fonds pour ça ou dans le cadre des activités
financées par un autre organisme.
Rôle du club pour l'administration du programme
Il n'est pas requis de demander une autorisation préalable à la FAAQ. Cependant, chaque club est
responsable de l'allocation qui lui revient en vertu de ce programme. Le volontaire qui reçoit une
demande doit vérifier avec le responsable de son club (normalement le président) afin de s'assurer
que l'allocation du club n'est pas déjà toute dépensée et que la demande satisfait aux conditions
du programme.
Procédure pour obtenir un remboursement
1- Le volontaire qui a fait une ou plusieurs conférences ou animations complète le formulaire
ACTIVITÉS DESTINÉES AUX JEUNES
Formulaire de réclamation de frais de déplacement
pour chacune de ses sorties.
2- Il envoie le(s) formulaire(s) par courriel au responsable de son club pour approbation
3- Le responsable du club approuve la demande de remboursement s'il y a lieu et envoie le
formulaire au secrétaire de l'exécutif, André de Léan,
ainsi qu'à Louise Ouellette.
Après approbation par le secrétaire, Louise va s'occuper de
faire émettre le chèque directement au volontaire qui a fait l'animation.
4- Aucune personne n'est autorisée à approuver une demande de remboursement pour elle même. Si
l'activité a été faite par le responsable du club, il doit faire approuver sa demande de
remboursement par un autre membre de son CA
(Dernière mise à jour : 07 octobre 2008)
Introduction
Le soutien d'activités pour le public fait partie intégrale de la mission de la FAAQ. Elle
encourage ses clubs à organiser des événements s’adressant au public, tels qu’une grande conférence ou une
activité d’animation à l’extérieur, en supportant certaines dépenses afférentes.
Résumé de la politique et procédure:
On reconnaît deux catégories d'événements publics:
1- Un club s'investi dans un événement public en l'organisant lui-même
La participation de la FAAQ se limite à seulement une des dépenses suivantes:
- les fraisde déplacement du conférencier (aucun cachet),
- ou la location de salle
- ou la location d'équipements spéciaux de projection.
Le club désirant s'impliquer dans ce type d'événementpublic doit adresser une demande au
secrétaire André de Léan
(
),
avec copie à Louise Ouellette
( 