Réunion du conseil d'administration
Association Régionale de tennis
Est du Québec

Présences :

Stéphane Michaud (ARTEQ, Rimouski)
Sylvain Michaud (ARTEQ, Rimouski)
Jacques Desjardins (ARTEQ, Rimouski)
Carole Berger (ARTEQ, Rimouski)
Luc Michaud (ARTEQ, Rimouski)
Jonathan Rioux (ARTEQ, Rimouski)
Alexandre Pelletier (ARTEQ,Trois-Pistoles)
Pierre-Olivier Côté (ARTEQ,Trois-Pistoles)
Frédéric Busseau (ARTEQ, Rivière-du-Loup)
Louis Lapointe (ARTEQ, Rivière-du-Loup)
Guillaume Côté (ARTEQ, Rivière-du-Loup)
Denis Boulay (ARTEQ, Cabano)

1. Mot de bienvenue

Sylvain Michaud ouvre la réunion et souhaite la bienvenue au membre de l'exécutif régional.

2. Lecture et adoption de l'ordre du jour

Sylvain Michaud fait la lecture de l'ordre du jour. Il n'y a aucun varia qui est ajouté.

Stéphane Michaud propose l'adoption et Jonathan Rioux la seconde.

3. Lecture et adoption du procès verbal du 30 Janvier 2004

Sylvain Michaud fait la lecture du procès verbal du 30 Janvier 2004.

Jacques Desjardins précise de toujours mettre une personne pour propose et un adopte pour le point 2) Stéphane ajustera le compte rendu du 30 janvier 2004.

4. Mise à jour des Correspondances.

· Sylvain nous informe que le nom de la Fédération Québécois de tennis est maintenant Tennis Québec.
· Il y a une assemblée générale de l'URLS le 2 juin à 19h00 à Rimouski à l'Hôtel des Gouverneurs. Il faut deux représentants de l'ARTEQ. Jonathan se propose pour y aller et Luc va vérifier s'il peut l'accompagner.
· Nous avons reçu deux lettres de la commission scolaire d'Amqui et de Rimouski qui appuie notre projet " Raquette en forme ".
· Nous avons fait une demande de financement au " Fond d'investissement Jeunesse " pour l'activité " Raquette en forme "
· Un communiqué de la FQT nous rappel de faire les finales régionales du 10-13 juin et que le Grand Prix à Trois-Rivières est du 9-13 août.
· L'URLS nous a fait parvenir le document technique des finales régionales. Carole s'occupe de le mettre à jour et de le retourner à l'URLS. De plus, elle s'occupera des inscriptions de notre équipe régionale 2004.
· Sylvain nous informe qu'il rempliera le formulaire pour les premiers jeux. Ce dernier permet d'avoir du financement pour les jeunes qui n'ont jamais fait de tournois. C'est une activité qui s'est tenue le samedi matin lors de la fin de semaine des finales régionales 2003. Ce fût un très grand succès.
· Stéphane communiquera avec la FQT pour recevoir l'inventaire des clubs régionaux de l'Est du Québec. Ce document comprend les adresses, téléphones et responsables de ces derniers.

5. Reprendre la photo des membres 2004

Ce point est reporté à la fin de la réunion.

6. Dossiers finance

· Camp de perfectionnement S.Lareau
1. Il y aura une conférence de presse le 8 juin prochain.
2. Le comité vendra chacun des terrains à un commanditaire.
3. Le projet s'autofinancera.
4. Le camp devrait comprendre un bloc de six heures pour les juniors et deux blocs de trois heures pour les adultes. S'il y a trop d'inscriptions, les organisateurs feront probablement trois groupes de juniors et deux blocs de trois heures pour les adultes.
5. La limite d'inscription par groupe est de 16 joueurs et le prix devrait être de 50,00$ par personne.
6. Ces commanditaires vont confirmer leur présence et d'autres sont à venir :
- Zone Sport, Physio Thérapie, Clinique Visio
7. Un comité de cinq personnes est formé pour s'occuper de cette activité.
Comité de comptabilité : François Tremblay, ce dernier sera contacté par Jacques Desjardins.
Comité d'inscriptions : Sylvain Michaud
Comité de média : Frédéric Busseau en collaboration avec Carole Berger
Comité de logistique : Jonathan Rioux et Luc Michaud
Comité d'invité : Jacques Desjardins.

· Commandites pour tournois régionaux
1. Nous avons deux nouveaux commanditaires majeures pour nos tournois régionaux : Malette Maheu et Cordonnerie Fillion. Ils signeront un contrat d'un an.
2. Il est convenu de leur faire une bonne visibilité par notre page web, nos tableaux de résultats et les médias.
3. Le nom de notre circuit régional adulte comprendra les noms de nos deux commanditaires.
4. Il est convenu de discuter lors de la prochaine réunion de l'utilisation de l'argent durant l'année 2005.

7. Aperçu des finances de l'été 2004

Sylvain nous présente une prévision du budget de l'année 2004. Il prévoit un surplus de 6300,00$. Nous sommes en attente pour une subvention pour notre projet " Raquette en forme ".

8. Publicité d'ouverture

Faire la publicité le plus tôt possible. Sylvain s'occupe de l'écrire et Denis va l'envoyer par internet.
Il est mentionné d'utiliser le mot personnalité internationale au lieu de Sébastien Lareau.

Denis va vérifier si les emails de nos médias qui se retrouvent sur le compte ARTEQ_TENNIS@hotmail.com sont encore valides.

Le sujet " communiqué aux Clubs " est ajouté dans le varia.

9. Plan triennal

Sylvain révise avec nous le plan triennal.

1) Acquisition de matériels de mini-tennis

Sylvain nous informe que tout est acheté comme prévu.

2)Projet permanent à l'ARTEQ

Sylvain a manqué de temps pour faire la demande cette année. Nous concentrerons nos efforts sur ce point l'année prochaine.

3)La tournée de tennis.

Le projet se nomme " Raquette en forme " et est en attente de financement. Il est reporté en Mars 2005.

4)Stage d'instructeur

L'organisation du stage est en cours. Stéphane souligne que le prix des livres est de 100,00$/pers et non 80,00$/pers.

5)Circuit satellite

Le projet est en cours. Il est discuté au point 11)

6)Programme de classification.

Sylvain n'a pas de nouvelles sur le programme. Nous supprimons pour l'instant ce projet qui devait être en 2004.

9)Camp d'entraînement pour les Jeux 2004

Jonathan Rioux et Guillaume Côté organiseront une journée d'entraînement avec l'équipe de l'Est du Québec une semaine avant le Grand Prix.

10)Camp de perfectionnement durant l'hiver

Le projet est modifié par un camp de perfectionnement durant l'été et que ce dernier est en cours. Ce camp a été discuté au point 6)

11)Défi parents-enfants

Cette activité est reportée en 2005.

12)Tournoi récréatif avec handicap

Cette activité est reportée en 2005.

13)Sensibilisation des clubs à l'ARTEQ

Sylvain a fait des démarches avec l'URLS pour développer le tennis en Gaspésie. Il nous informe qu'il y a 50 juniors qui s'entraînent à Chandler.

15)Transport circuit Jeunesse

Ce projet sera discuté en 2005.

16)Site web

Stéphane changera l'apparence et la navigation de la page Web en 2004.

Il fera des esquisses qui seront présentés au comité exécutif afin de déterminer la préférée.

10. Faire bilan des médailles et balles

Après quelques discutions. Pierre-Olivier nous informe qu'il lui reste des médailles. Par conséquent, Sylvain nous confirme qu'il ne sera pas obligé de commander des médailles.

11. Circuit satellite

Le tournoi de Sept-îles est la semaine prochaine et nous n'avons aucun représentant de l'Est du Québec. Par conséquent, Sylvain ne croit pas que Sept-îles va venir au tournoi de Rimouski.

Stéphane souligne qu'il aurait du faire ce tournoi à Baie-Comeau. Il y aurait eu sûrement quelques joueurs de Rimouski.

Pour la dernière étape du Circuit Satellite à Rimouski le 31 juillet et 1er août 2004

1) Carole propose que l'ARTEQ paye la licence du joueurs de 10,00$ de la FQT pour la catégorie AA et juniors. C'est une licence occasionnel/Régional qui donne accès à un tournoi provincial sanctionné par année et aux tournois régionaux sanctionnés par la Fédération. Le prix pour les juniors sera 20,00$ et de 30,00$ pour les adultes. Ce prix inclus la catégorie de double.

Stéphane adopte la proposition et Luc le seconde.

2) Guillaume propose de diminuer la bourse de double pour en donner plus en simple.

Alexandre adopte la proposition et Jonathan le seconde.

3) Sylvain nous apprend que la bourse de 2000,00$ est pour 64 inscriptions. 1000,00$ pour 32 inscriptions, etc. Stéphane précise de changer le texte qui affiche la bourse dans le calendrier pour éviter les confusions. Frédéric Busseau propose de changer le texte dans le calendrier de tournois 2004 qui dit " 2000$ de bourse " par " 2000$ en bourse ". Il devra être préciser que ce tournoi est pour les joueurs de 1400 points et moins.

4) Jonathan sera responsable de ce tournoi durant la fin de semaine.

5) L'inscription de ce tournoi se fera au Club de Tennis de Rimouski.

6) Il n'y a aucun commanditaire pour cette activité

12. Grand Prix du Québec à T-Rivières

Guillaume Côté de Rivière-du-Loup confirme sa participation.
Jonathan Rioux ou Jean-Philippe Cotton sera le deuxième entraîneur. Jonathan confirmera sous peu sa décision.

Entraîneurs substituts : Pierre-Olivier Côté et Frédéric Busseau.

Jacques propose de donner un salaire de 500,00$ pour la semaine à chaque entraîneur. Carole adopte et Luc la seconde.

13. Finaliser Calendrier 2004 avec commanditaires

· Remplacer le nom de Sébastien Lareau par personnalité internationale.
· Ajouter les numéros de téléphones de Trois-Rivières pour le Circuit Satellite
· Ajouter le titre du circuit adulte " Malette/Cordonnerie Fillion "
· Ajouter le 23 juillet pour le tournoi à Rivière-du-Loup.
· Ajouter la note " Les rencontres peuvent débuter le vendredi 17 h si nécessaire "
· Ajouter Sébastien Thérriault pour le club de Cabano.
· Corriger les fautes de frappe comme le i manquant pour Trois-Rivères et mettre ne minuscule le mois d'août.

14. Règlements de tournois

· Les membres ont demandé au comité de tournois de trouver une formule qui pourrait être intéressantes pour rendre uniforme les bourses dans nos tournois régionales. Jonathan et Luc présenteront des propositions des idées lors de la prochaine réunion en septembre.
· Il y aura des frais supplémentaires de 4,00$ sur l'inscription lors de la prochaine participation à l'un de nos tournois régionaux si un joueur déclare forfait et si ce dernier n'a pas une bonne raison. La validité de la raison devra être approuvé par le président de l'ARTEQ afin d'éviter les frais.
· Un arbitre sera désigné pour arbitrer lors de nos finales des tournois juniors et adultes. L'arbitre interviendra si et seulement si c'est nécessaire.
· Changer la date limite d'inscription qui est jeudi pour deux jours avant la date du tournoi.

Pour les adultes

· S'il y a une catégorie à cause du peu d'inscriptions de l'un de nos tournois, nous faisons que la catégorie A même s'il y a plus de joueurs B que A.
· Les points seront attribués dans la catégorie jouée.

Pour les juniors

· Les points gagnés dans un tournoi vont dans la catégorie attitrée à l'âge du joueur sauf si ce dernier se surclasse volontairement peu importe le sexe.

15. Tâches été 2004

Sylvain met à jour les tâches 2004.

Classements juniors et Adultes :
Guillaume Côté s'occupe du volet junior
Frédéric Busseau s'occupe du volet adulte.
Revues de presse : Sylvain Michaud
Publicité : Denis Boulay
Technique : Sylvain Michaud
Internet : Stéphane Michaud
Comptabilité : Pierre-Olivier Côté
Facturation : Pierre-Olivier Côté
Président : Sylvain Michaud
Finance : Jacques Desjardins
Développement : Sylvain Michaud
Classements de cotes : Alexandre Pelletier

Sylvain nous explique les procédures à suivre pour envoyer les résultats de nos tournois à Alexandre, Denis , Frédéric pour les adultes, Guillaume pour les juniors et Sylvain.

Le fax à Alexandre est le 862-2404.

16. Stage

Stéphane souligne que le stage coûtera 250,00$. Nous sommes rendus à 21 inscriptions mais nous sommes en attente d'une confirmation pour quatre personnes.

Jacques Desjardins nous annonce qu'il ne fait pas le stage. Nous descendons donc à 20 inscriptions. Trois personnes de Gaspé et une personne d'Amqui vont confirmer lundi.

Stéphane propose d'avoir un prix membre et non-membre de l'ARTEQ pour les prochains stages. Luc adopte la proposition et Jonathan le seconde.

Sylvain sera présent pour recevoir les chèques vendredi soir. Stéphane demande si quelqu'un peu héberger Pierre Tremblay de Matane. Carole se propose pour l'héberger.

17. Matériels de mini-tennis

Sylvain présente les filets de mini-tennis. Il en a huit et chaque club aura un ensemble de un filet, 6 raquettes, 6 balles mousses et 6 balles dépressurisées. Nous allons les prêter pour l'été et ils resteront au tennis durant l'hiver.
2 ensembles à Rivière-du-Loup
1 ensemble à Trois-Pistoles
1 ensemble à Cabano
1 ensemble à St-Pascal
1 ensemble à Amqui
Il reste deux ensembles en réserve.

18. Faire une démonstration du programme

Ce point est reporté à la fin de la réunion si le besoin s'en fait sentir.

19. Varia
a) Communiqué aux Clubs
Sylvain s'occupera d'envoyer un communiqué au Club pour leur expliqué les nouveautés et les nouvelles coordonnées.
b )Balles
Nous avertirons les clubs que nous pouvons offrir des caisses de balles à 4,00$ plus les frais de transport. Stéphane rédigera le communiqué et le transférera par la suite à Sylvain.

20. Prochaine réunion

La prochaine réunion se déroulera en septembre prochain

21. Levée de l'assemblée.

Sylvain lève l'assemblée à 11h45.